Работа любого предприятия связана с документами. Это касается каждой компании, к какой бы отрасли она ни относилась, какую бы форму ведения бизнеса ни реализовывала и сколько бы сотрудников там ни работало.
От грамотно построенной работы в этой сфере зависит качество работы аппарата управления, ведь в представленной в документах информации отражается деятельность организации, а анализ этой информации лежит в основе принятия многих управленческих решений. Рассмотрим основные вопросы, касающиеся документооборота.
Что такое документооборот
Любое предприятие обязательно работает с документацией. Согласно ГОСТам, документ – это любая информация, сохраненная на материальном носителе, имеющая реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Информация, облечённая в документальную форму, имеет юридическую силу, хранится и передаётся, к ней всегда можно обратиться.
Реквизиты — «кирпичики» для составления официальной документации по определённым правилам. Неправильно составленный документ считается недействительным.
Любой документ в организации имеет следующие характеристики:
- регистрационный номер — облегчает процедуру поиска. Структура нумерации — выбор руководства;
- источник;
- исполнитель;
- код — показатель принадлежности к конкретному типу решаемых проблем.
Документооборотом называют движение всех документов компании с момента создания до завершения и сдачи в архив
Движение документов в организации
За работу с документами несёт ответственность служба документационного обеспечения управления (ДОУ), находящаяся в подчинении у руководителя предприятия. При небольшом объёме всю документационную работу ведёт отдельный сотрудник.
Форма документооборота соответствует структуре предприятия и может быть:
- централизованной: вся работа с документацией выполняется в одном месте;
- децентрализованной: подразделения сами выполняют всю документационную работу;
- смешанной: часть работы выполняется централизованно, а часть — в подразделениях.
Различные документопотоки курсируют на предприятии постоянно. Классификация, в основу которой положено направление движения документов, делит их на внутренний и внешний. Разница в обработке разделяет внешний поток на входящий и исходящий. Документооборот организации — это совокупность входящих, исходящих и внутренних документов.
Примеры документопотоков:
Потоки существуют независимо друг от друга — документы одного потока никогда не перейдут в другой. В самом потоке они могут перемещаться по разным маршрутам. При этом операции с документами внутри одного потока, сохраняются на каждом маршруте.
Этапы документооборота
Документы конкретных документопотоков перемещаются в организации по-разному.
Движение входящих документов
Эти документы поступают из внешних источников: от предприятий-партнёров, выше и нижестоящих организаций, или от физических лиц. Схема движения:
Движение исходящих документов
Источники создания таких документов находятся внутри предприятия, в дальнейшем документы отправляются адресатам: в другие организации или физическим лицам. Схема движения:
Внутренний документооборот
Для многих предприятий внутренний поток — самая большая часть документооборота. Часто именно он меньше всего упорядочен. Схема движения:
Как видно из схемы, обработка внутренних документов сочетает приёмы работы с исходящей документацией на этапе подготовки и приёмы работы с входящей — на этапе исполнения. Для внутренних документов используется своя система регистрации. Список операций обработки внутренней документации бывает сокращён для некоторых видов документов.
Документооборот в организации — показатель её финансовой успешности
Принятие эффективных управленческих решений требует качественной, достоверной, оперативной, актуальной, документально подтверждённой информации, которую может обеспечить только хорошо налаженный документооборот.
Проанализируем ситуацию, которая может возникнуть в организации, если документооборот налажен не должным образом:
- Руководство плохо представляет, что происходит в подразделениях, нет целостной картины деятельности предприятия.
- Нарушается взаимодействие подразделений внутри предприятия, пропадает слаженность работы.
- Снижается качество обслуживания клиентов, теряются внешние контакты, не налаживаются деловые связи.
- Падает производительность труда, создаётся видимость дефицита всех видов ресурсов.
- Принимается необоснованное решение расширить штат.
- Расширение штата приводит к росту дополнительных расходов, потому что нужно оборудовать новые рабочие места и обучать новых работников.
- Расширение штата приводит к изменению технологических процессов — необходимо вложение дополнительных денежных средств.
- Число работников увеличивается, производительность падает, растут дополнительные расходы на оборудование и требуется вложение средств в производство — возникает необходимость увеличения оборотного капитала, а это однозначно уменьшит прибыль.
Читайте также про мотивацию сотрудников.
Качество организации документооборота характеризует скорость перемещения документов, которая зависит от того сколько работников участвует в обработке. Чем больше инстанций должен проходить документ, тем длиннее будет его маршрут и больше время его прохождения.
Поэтому важно проанализировать документооборот и выстроить оптимальные маршруты передвижения документов. Остановки на маршруте должны быть обоснованы. По результатам анализа составляется «Таблица форм документов», где описываются пути перемещения всех видов документов данной организации.
Объём документооборота
Величина, равная суммарному числу документов в организации за некоторый временной отрезок, называется объёмом документооборота. Период контроля этого показателя может составлять неделю, месяц, квартал, год.
Сводка объёма документооборота за месяц может выглядеть так:
Показатель помогает оценить, проанализировать и оптимизировать:
- качество документационной работы;
- численность службы ДОУ;
- уровень загруженности сотрудников службы.
Электронный документооборот
В последнее время наряду с бумажными документами всё чаще используются электронные. Их применение позволяет автоматизировать как многие операции, так и весь процесс обработки документации.
Некоторые организации переходят на «безбумажное делопроизводство», используя системы электронного документооборота, другие — автоматизируют лишь часть работы с документами.
Автоматизация имеет очевидные преимущества:
- экономит время при поиске;
- освобождает физическое пространство;
- даёт возможность отслеживать весь путь перемещения документа, обеспечивая прозрачность внутренней работы организации;
- даёт возможность работать с документами удалённо;
- снижает затраты на пересылку;
- повышает информационную безопасность.
Документационная работа — часть деятельности любого предприятия. На основе анализа документов принимаются многие важные управленческие решения. Если документооборот на предприятии систематизирован и отлажен, перемещение документов занимает минимум времени.
Это позволяет быстро решать все возникающие вопросы и качественно управлять предприятием. Оптимизации документооборота способствует использование систем автоматизированных систем.
Также документооборот поможет оценить инвестиционную привлекательность компании.
