Современное общество с его скоростным темпом жизни и огромным ежедневным потоком информации вынуждено жить в спешке. Бесконечный режим выбора между более важным и неважным, но интересным, между полезным и приятным вводит человека в стресс. Следствия этого – усталость и вечный поиск свободного времени. В итоге его часто не хватает на что-то перспективное и, по большому счету, первостепенное. Поэтому возможность управлять временем стала фундаментальным фактором в системе личной результативности и продуктивности.
Для многих людей время – более важный ресурс, чем деньги. Ведь деньги относятся к возобновляемым ресурсам, но даже самые богатые люди в мире не могут купить себе лишнее время. В их сутках также 24 часа, и время жизни также ограничено. Человек, сумевший организовать свое расписание таким образом, чтобы не жить в вечной спешке и все успевать, может достичь больших высот.
Технология организации времени, значительно повышающая эффективность его использования, называется тайм-менеджмент.
Зачем иметь навыки управления временем
Это понятие произошло от английского time management, что в дословном переводе значит «управление временем». Это осознанный и продуманный контроль над временными промежутками, потраченным на определенные виды деятельности: личностный рост, бизнес-проекты, работу, достижения целей, отдых, обучение и прочее.
Определенные действия или тренинги по управлению временем помогают освоить серию навыков и методов, используемых при выполнении разнообразных заданий и целей. Технология организации времени включает в том числе: планирование и распределение действий, постановку целей и делегирование отдельных задач, анализ затрат времени и организацию процессов, мониторинг и обязательную расстановку приоритетов.
Первоначально тайм-менеджмент считался полезным только в сфере бизнеса или продуктивности труда, но теперь данная технология успешно служит любым аспектам деятельности человека – а именно помогает бороться с собственной неэффективностью, беспорядком в рабочих процессах и личных делах.
Без организации временных затрат не определить масштаб проекта и время его завершения, будь то предпринимательство или личностный рост.
Базовые принципы тайм-менеджмента
Существует масса литературы, где подробно описываются различные концепции организации времени. Практически все методики базируются на «трех китах»: приоритизация, планирование и структурирование, хотя ряд базовый принципов тайм-менеджмента гораздо шире. Вот несколько установок, которые помогут вывести логичную структуру подходов к управлению временем:
1. Мотивирующий фактор. Если очевидно, что поставленная задача не решается, нужно задать себе вопросы, почему сложно работать именно с этой задачей, в связи с чем что-то вовсе не получается или идет медленно или некачественно. Вот ряд возможных ответов:
- дело не считается важным, кажется бессмысленным, цель неясная;
- процесс выполнения несет негативные эмоции;
- не хватает знаний и ресурсов для исполнения данной работы;
- принудительный, вынужденный процесс выполнения;
- что-то или кто-то отвлекает от решения задачи;
- спонтанно возникают цели или задания, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств.
Простой пример: вы решили навести порядок в гараже: выбросить ненужное, расставит по местам нужное. Все просто, но во время процесса уборки вам на глаза попался некрашеный забор. Вы все бросаете в гараже и начинаете красить забор. Итог: вечереет, забор не докрашен, гараж не убран. А причина в том, что изначально была слабая мотивация и не было главной цели – навести порядок в гараже.
2. Планирование. Когда есть конкретная задача, всегда нужно выстроить план ее решения. Этому нас учили в школе, когда мы решали уравнения или писали план сочинения и нумеровали свои действия. Для начала хорошо начать планировать свой день или хотя бы время выполнения работы. Так от планов по краткосрочным целям можно прийти к планированию более долгосрочных проектов. Для человека, не привыкшего планировать, будет сложно сделать первый шаг.
Поэтому просто начните писать список необходимых товаров перед походом в магазин. Вы сразу обратите внимание, что на стандартную корзину покупок будет потрачено и денег, и времени меньше, чем обычно. Имея список, не придется бесцельно и долго бродить по магазину, напрягая память и вспоминая, что еще нужно, а также минимизируется возможность спонтанных покупок. Очень помогает построению планов методология SMART-проектирование, которая определяет качество целей, они должны быть:
- конкретными и актуальными;
- измеримыми и ограниченными временем;
- достижимыми за адекватное время.
Определив таким образом цели, легче последовательно двигаться к результату и более рационально использовать собственные ресурсы.
3. Принцип структурирования. Если задача масштабная и сложная, ее нужно поделить на несколько более мелких структур и решить их по очереди. Для этого определить этапы, их порядок, очередность и сроки выполнения. Таким образом вы сможете отслеживать поэтапное выполнение и результативность своих действий.
4. Приоритеты. Данный принцип не сработал в примере с гаражом. Если бы уборка гаража была запланирована как приоритетная цель дня, было бы сложнее отвлечься на какие-то иные цели. Кто-то скажет, что не все могут правильно выделять приоритеты, а кто-то вообще не может долго и монотонно выполнять одно дело, потому ищет еще смежные цели. Давайте скажем себе правду: не всем дано быть Юлием Цезарем, который по легенде умел делать несколько дел одновременно.
Если поставили целью чистоту в гараже, но знаете за собой такую особенность – бросать дело и отвлекаться на что-то, внесите в план, помимо гаражной уборки, награду за окончание этого грандиозного дела. Например, поход к друзьям, просмотр фильма или что-то другое, но только по завершению наведения порядка в гараже. Согласно принципу приоритетов, самым первым в дневной план к выполнению нужно ставить самое тяжелое и малоприятное для вас задание. Кроме того, большинство методик тайм-менеджмента рекомендуют ставить в базовый список дел на день не более 4 самых важных дел. Также нужно запланировать время отдыха и время для дел, которые возникли неожиданно по не зависящим от вас причинам.
Расставляя приоритеты в дневном планировании, нужно помнить о правиле Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».
5. Рациональность привычек. Да, привычка- вторая натура, которая иногда мешает делу и процессу достижения целей. Поэтому следует оценить свои привычки по шкале “вредная/полезная”. От вредных стоит избавляться по мере сил и возможностей, а вот положительные стоит развивать и приобретать. Самодисциплина, которая постепенно формируется при том же планировании и выполнении всех пунктов плана, позволит избавиться от непродуктивных дел. Например, так можно избавиться от курения, которое отнимает массу времени на бесконечных перекурах и немало денег из бюджета. Есть на первый взгляд безвредные шаблоны поведения, которые, тем не менее, «убивают» время: зависание в соцсетях вместо полноценного сна, привычка долго принимать утренний душ и другое. Лучше это время потратить на планирование дня и сделать это своей полезной привычкой, что, в конечном результате, повысит вашу личную эффективность.
6. Матрица организации времени. Стивен Р.Кови в одной из своих работ приводит в пример схему, которую часто называют матрицей Эйзенхауэра.
| Цели, задачи | СРОЧНЫЕ | НЕСРОЧНЫЕ | |
ВАЖНЫЕ |  Безотлагательные проблемы. Критические ситуации. Проекты с горящими сроками выполнения |  Безотлагательные проблемы. Критические ситуации. Проекты с горящими сроками выполнения | |
НЕВАЖНЫЕ |  Несущественные разговоры и посторонние телефонные звонки. Некоторые встречи. Корреспонденция, входящая информация. Распространенный и привычнее виды деятельности. Предстоящие неотложные задачи |  Несущественные разговоры и посторонние телефонные звонки. Некоторые встречи. Корреспонденция, входящая информация. Распространенный и привычнее виды деятельности. Предстоящие неотложные задачи |
Сразу понятно, что первое поле оказывает давление своей важностью и неотложностью задач. Поэтому многие ошибочно концентрируются исключительно на нем. За это люди обычно платят всем ресурсом, «выгоранием на работе», здоровьем и силами, так что упускаются из виду новые приоритеты и теряется возможность двигаться вперед.
Читайте также где брать идеи для бизнеса.
Чрезмерное внимание к целям полей 3 и 4 наделяют их неоправданной приоритетностью в ущерб долгосрочным задачам. Зачастую такая приоритетность не объективна, а лишь отражает ожидания других людей, поэтому выполнение этих задач не всегда ведет к личному успеху. Мало того: находясь в плену поля 3 или 4, можно перестать в принципе владеть ситуацией, стать жертвой обстоятельств. Планы станут туманны, перспективы неясны, инициатива потеряна.
Поле под номером 2 – основа личностной эффективности.
Люди, которые находят нужным отложить срочные дела и занимаются стратегическими целями, в конечном счете оказываются впереди. Ведь именно они работают над фундаментом своего пути: над связями, полезными навыками, прочной материальной и методологической базой. Это закладка основ для перспективных и правильных решений, выработка позитивного мышления и ориентации на неуклонное развитие.
Сказка о потерянном времени или быль?
Многим из нас приходилось в жизни сталкиваться с вполне реальными героями «Сказки о потерянном времени». Каждый хоть раз жалел об упущенном шансе или неэффективно потраченной возможности. Конечно, методология тайм-менеджмента не вернет вам потерянное время, не поможет тратить его более эффективно. Умение здесь и сейчас скорректировать свою жизнь позволяет поэтапно возвращать контроль над течением времени и своими достижениями, дает возможность строить перспективные планы на будущее и успешно их воплощать в реальность.
Читайте также, как стать бизнесменом.
